【情報管理の徹底】社内連絡にＬＩＮＥは禁止！？代替案で解決！
会社の連絡ツールにＬＩＮＥ（ライン）を
使用している企業は、意外と多いのではないでしょうか。
グループラインにすれば、
一度にやり取りできますし、
メッセージが残るので、すごく便利です。
ですから、業務連絡の言った、言ってないという
連絡ミスとトラブルを防ぐことが出来ます。
そして、ＬＩＮＥとメールとの決定的な違いは、
スピード感ですよね。
メールを送っても一向に返信してこない忙しい上司でも
ＬＩＮＥならすぐに『了解』と返事がきたりします。
けれど、あなたは、ＬＩＮＥを会社の社内連絡ツールとして
使用することに危機感を持っているのではありませんか？
実は、私もそうなんです。
私の会社は、大手の会社とは違い、
情報の危機管理に対しての意識が低いです。
入社したころは、社内の業務連絡は、
電話で直接話すか、メールを送る事でした。
しかし、ＬＩＮＥの使用者が増えるにつれ、
いつの間にか、社内連絡ツールとして定着してしまったんです。
●ＬＩＮＥ（ライン）が、社内連絡ツールとして定着
最初は、プライベートなメッセージだけでした。
例えば、『今日の打ち上げ、何時に○○』のような
ものでした。
しかし、その便利さから、
内容は、業務に関係のない事から、
会社内の重要な連絡にまで使用されるようになったんです。
そして、会社内の部署ごとやチームごとに
グループラインは、増えていきました。
今では、当たり前のように
うちの会社の業務連絡は、ＬＩＮＥで行われています。
『今月のスケジュール』や『営業先の住所や連絡先』まで
ＬＩＮＥで送られてきます。
●ＬＩＮＥを社内連絡ツールとして使用することのリスク
ＬＩＮＥのような個人向けチャットを
会社の重要な情報を連絡ツールに使用することは、
大変なリスクがあります。
それは、情報漏洩です。
以前、ＬＩＮＥのアカウントを乗っ取られ、
詐欺被害にあうという事件がありましたが、
覚えていらっしゃるでしょうか。
また、芸能人のＬＩＮＥのやり取りが、
外部に漏れ、公開されるという出来事もありました。
このようなリスクは、企業にとって大問題です。
社内の機密事項やお客様の情報が、
社外へ漏れてしまうことへの危機感を持たなければなりません。
●ＬＩＮＥでの情報漏洩。『従業員が勝手にやっていた』では、済まされない。
うちの会社では、
ＬＩＮＥが、社内連絡ツールに使用されています。
このことは、
会社側から公式に薦められている事ではありません。
ですが、もし外部に情報漏洩した場合には、
『社員が、勝手にＬＩＮＥを業務連絡に使用していた・・・。』では、
済まされる問題ではないんです。
私は、社内の重要な連絡にＬＩＮＥを使用することに
すごい危機感を持っています。
そして、ＬＩＮＥでの業務連絡を禁止しない会社側の
危機管理の意識の低さに驚いています。
●ＬＩＮＥの代替え案『セキュリティに特化したビジネスチャット』
私は、会社の経営陣に何度か、
ＬＩＮＥを社内連絡に使用しないよう禁止令を出した方が良いと
提案してきました。
しかし、もし、社内連絡ツールとしてＬＩＮＥを禁止したとしても
社員の間で業務連絡にＬＩＮＥの使用をする事は、
なくならないのでないだろうか・・と考えています。
なぜなら、ＬＩＮＥに代わるツールが、
うちの会社には、存在しないからです。
電話やメールでは、
ＬＩＮＥのようにスピーディなやり取りができません。
私は、禁止したところで、
ＬＩＮＥに代わる便利な社内連絡ツールがない限り、
ＬＩＮＥの使用が、なくなることはないと考えました。
そこで、
ＬＩＮＥに代わるツールを探し、
ビジネス用のチャットワークを会社に提案することにしたんです。
●セキュリティが、万全『スマートメッセージ』
私が、見つけたのは、
セキュリティに特化したビジネス用チャット、
『スマートメッセージ』です。
会社の大切な情報のやり取りや
顧客の情報を扱っても安心できる
セキュリティ管理が万全であるものを選びました。
『スマートメッセージ』の資料請求をして、
ＬＩＮＥ使用の禁止とビジネスチャットの使用を
経営陣に直談判するつもりです。
その際には、ＬＩＮＥのリスクと、
セキュリティ管理の重要性を話すつもりです。
それに、うちの会社の退職者が、
いつまでもグループラインの一員として
やり取りを続けていた一件も話すつもりです。
危機管理のなさに気づいてくれると良いのですが。
もし、あなたの会社も
まだ、ＬＩＮＥで社内連絡をしているなら、
代替え案として『ビジネス専用チャットワーク』の
『スマートメッセージ』をお薦めします。
まずは、無料資料請求して
ＬＩＮＥ（ライン）との違いをごらんになってみてください。
『ＳＭＡＲＴ Ｍｅｓｓａｇｅ』のセキュリティ
ビジネスでチャットを活用すると業務連絡や情報共有が、スピーディに
行えるため、チャットツールを取り入れている企業は多いと思います。
しかし、一般向けのチャットツールでは、あまりにもセキュリティが脆弱であるため
ビジネスで利用することは、情報漏洩などのリスクがある為、
おすすめできません。
『ＳＭＡＲＴ Ｍｅｓｓａｇｅ』は、セキュリティにこだわった
ビジネスチャットツールです。
例えばＡ部署はＰＣ利用のみとして、Ｂ部署はＰＣとスマホの利用を許可するなど、
管理者はスマホやタブレットの利用可否を部署ごとに設定することができます。
例えばＣさんはスマホ１台のみ利用可能で、Ｄさんはスマホとタブレット３台まで利用を許可するなど、
管理者はスマホやタブレットの利用台数を社員一人ひとりに設定することができます。
●メッセージ内容の表示期間を設定可能
例えばＥ部署は１５日以前のメッセージを閲覧不可とし、
Ｆ部署は過去のメッセージすべて閲覧可能を許可するなど、
管理者はメッセージの表示期間を部署ごとに設定することができます。
上記のように細かく管理と制限ができるのが、
『ＳＭＡＲＴ Ｍｅｓｓａｇｅ』の特徴だといえます。
『ＳＭＡＲＴ Ｍｅｓｓａｇｅ』の導入は簡単？
新しいツールをビジネスに取り入れる時、導入に時間をとられたり、
社員へのレクチャーに時間をかけたくありませんよね。
『ＳＭＡＲＴ Ｍｅｓｓａｇｅ』は、
使い慣れたＳＮＳに似ているシンプルなデザインなので使い方が、簡単で
レクチャーに時間をかける必要がありません。
マニュアルも不要なほど簡単です。
それに完全無料で３０日間試してみることが
出来るので、ビジネスチャットの利便性やセキュリティの機能など
を実際に使用してから導入することが出来ます。
メールなどで業務連絡や情報共有することに
比べてビジネスチャットでのやり取りは、
驚くほど、スピーディで仕事の効率が大幅に向上します。
『ＳＭＡＲＴ Ｍｅｓｓａｇｅ』が、
他のビジネスチャットツールと大きく違う特徴は
高いセキュリティを細かく設定したり、管理できる点です。
情報漏洩が企業にどのくらいの影響をもたらすか
情報漏洩が起こってしまった時、
企業にはどの程度の影響があるのでしょうか。
企業が顧客の情報を漏洩した場合には、
個人の情報を漏えいした事実を公表する義務があります。
そのため、企業イメージへのダメージは大きく
また、損害賠償などの金銭面にも影響していきます。
顧客ひとりひとりへの損害賠償金は数百円～数万と幅広く
個人情報の内容によって被害を受けている方への損害賠償は大きくなります。
情報漏洩対策が不十分であったために
事故が起きてしまえば、
企業への影響ははかりしれません。
また、顧客の個人情報だけでなく、
自身の機密情報や取引先の情報の漏えいにも
最大限の注意をはらうことが必要です。
社内の連絡業務に個人のチャットツール「ライン（ＬＩＮＥ）」など
使用している場合には、
情報漏洩のリスクが高まります。
ＬＩＮＥを業務に使用して
お客様や取引先の情報をもらすことのないよう
情報の連絡手段にはセキュリティ対策がされたツールを使用しましょう。
高セキュリティ型ビジネスチャット
「ＳＭＡＲＴＭｅｓｓａｇｅ」はおすすめの連絡ツールです。
いまだに社内や部署内でＬＩＮＥ（ライン）を
連絡ツールとして利用している企業は情報漏洩について
今一度、考えるべきです。
情報漏洩が企業にもたらす影響は、
経済面でもイメージダウンでも大きいものです。
まずは、無料で資料請求して
金融機関も使用する「ＳＭＡＲＴＭｅｓｓａｇｅ」と
ＬＩＮＥとの違いをご覧になってはいかがでしょうか。「ＳＭＡＲＴＭｅｓｓａｇｅ」無料資料請求はこちら
ＬＩＮＥ（ライン）を社内で使う事の危険性
ライン（ＬＩＮＥ）は、
誰でも簡単に繋がることが出来る連絡ツールです。
非常に簡単に連絡を取り合う事ができるので
会社内での業務連絡にラインを使用している会社もあると思います。
会社が把握していなくても
ラインでグループを作って
日常業務のやり取りをしている場合もあるでしょう。
最近は、
ラインのアカウントを乗っ取られる可能性もでています。
不正にログインされ、
なりすまし、情報を得ようとしてくるのです。
この様な不正なログインもそうですが、
スマホ自体を社員が落としてしまった場合や
身近な、例えば家族に情報を見られたり情報を流出させられる危険もあります。
ラインで会社内のやり取りをするべきではないのです。
会社の業務連絡は、
ラインではなくセキュリティ対策が施された
安全な連絡手段で統一して行うべきなんです。
ビジネスの為の連絡ツール
「スマートメッセージ」はセキュリティ対策されているビジネスチャットです。
金融機関も取り入れているラインに代わる社内連絡ツールとは？
ライン（ＬＩＮＥ）は、
非常に便利である一方、
情報漏洩の面で心配のあるツールです。
ライン（ＬＩＮＥ）を
会社の連絡ツールとして使用している会社は、
セキュリティの面でリスクが大きいと思います。
社員がＬＩＮＥを使わずに
スピーディに仕事の連絡が出来るよう
ラインに代わる連絡ツールを導入してはいかがでしょうか。
「スマート メッセージ」は、
金融機関にも導入されているビジネスチャットです。
ＬＩＮＥ（ライン）のように
簡単に使いこなせるデザインと
グループ機能やファイルの共有など社内での情報共有が迅速にできます。
しかも、
圧倒的なセキュリティが認められており、
管理者が部署単位や端末単位でセキュリティの設定を変えることが出来ます。
情報漏洩を防ぎ、
業務の円滑化と効率化を進めるのに
高いセキュリティのビジネスチャットはおススメです。
