【情報管理の徹底】社内連絡にＬＩＮＥは禁止！？代替案で解決！
会社の連絡ツールにＬＩＮＥ（ライン）を
使用している企業は、意外と多いのではないでしょうか。
グループラインにすれば、
一度にやり取りできますし、
メッセージが残るので、すごく便利です。
ですから、業務連絡の言った、言ってないという
連絡ミスとトラブルを防ぐことが出来ます。
そして、ＬＩＮＥとメールとの決定的な違いは、
スピード感ですよね。
メールを送っても一向に返信してこない忙しい上司でも
ＬＩＮＥならすぐに『了解』と返事がきたりします。
けれど、あなたは、ＬＩＮＥを会社の社内連絡ツールとして
使用することに危機感を持っているのではありませんか？
実は、私もそうなんです。
私の会社は、大手の会社とは違い、
情報の危機管理に対しての意識が低いです。
入社したころは、社内の業務連絡は、
電話で直接話すか、メールを送る事でした。
しかし、ＬＩＮＥの使用者が増えるにつれ、
いつの間にか、社内連絡ツールとして定着してしまったんです。
●ＬＩＮＥ（ライン）が、社内連絡ツールとして定着
最初は、プライベートなメッセージだけでした。
例えば、『今日の打ち上げ、何時に○○』のような
ものでした。
しかし、その便利さから、
内容は、業務に関係のない事から、
会社内の重要な連絡にまで使用されるようになったんです。
そして、会社内の部署ごとやチームごとに
グループラインは、増えていきました。
今では、当たり前のように
うちの会社の業務連絡は、ＬＩＮＥで行われています。
『今月のスケジュール』や『営業先の住所や連絡先』まで
ＬＩＮＥで送られてきます。
●ＬＩＮＥを社内連絡ツールとして使用することのリスク
ＬＩＮＥのような個人向けチャットを
会社の重要な情報を連絡ツールに使用することは、
大変なリスクがあります。
それは、情報漏洩です。
以前、ＬＩＮＥのアカウントを乗っ取られ、
詐欺被害にあうという事件がありましたが、
覚えていらっしゃるでしょうか。
また、芸能人のＬＩＮＥのやり取りが、
外部に漏れ、公開されるという出来事もありました。
このようなリスクは、企業にとって大問題です。
社内の機密事項やお客様の情報が、
社外へ漏れてしまうことへの危機感を持たなければなりません。
●ＬＩＮＥでの情報漏洩。『従業員が勝手にやっていた』では、済まされない。
うちの会社では、
ＬＩＮＥが、社内連絡ツールに使用されています。
このことは、
会社側から公式に薦められている事ではありません。
ですが、もし外部に情報漏洩した場合には、
『社員が、勝手にＬＩＮＥを業務連絡に使用していた・・・。』では、
済まされる問題ではないんです。
私は、社内の重要な連絡にＬＩＮＥを使用することに
すごい危機感を持っています。
そして、ＬＩＮＥでの業務連絡を禁止しない会社側の
危機管理の意識の低さに驚いています。
●ＬＩＮＥの代替え案『セキュリティに特化したビジネスチャット』
私は、会社の経営陣に何度か、
ＬＩＮＥを社内連絡に使用しないよう禁止令を出した方が良いと
提案してきました。
しかし、もし、社内連絡ツールとしてＬＩＮＥを禁止したとしても
社員の間で業務連絡にＬＩＮＥの使用をする事は、
なくならないのでないだろうか・・と考えています。
なぜなら、ＬＩＮＥに代わるツールが、
うちの会社には、存在しないからです。
電話やメールでは、
ＬＩＮＥのようにスピーディなやり取りができません。
私は、禁止したところで、
ＬＩＮＥに代わる便利な社内連絡ツールがない限り、
ＬＩＮＥの使用が、なくなることはないと考えました。
そこで、
ＬＩＮＥに代わるツールを探し、
ビジネス用のチャットワークを会社に提案することにしたんです。
●セキュリティが、万全『スマートメッセージ』
私が、見つけたのは、
セキュリティに特化したビジネス用チャット、
『スマートメッセージ』です。
会社の大切な情報のやり取りや
顧客の情報を扱っても安心できる
セキュリティ管理が万全であるものを選びました。
『スマートメッセージ』の資料請求をして、
ＬＩＮＥ使用の禁止とビジネスチャットの使用を
経営陣に直談判するつもりです。
その際には、ＬＩＮＥのリスクと、
セキュリティ管理の重要性を話すつもりです。
それに、うちの会社の退職者が、
いつまでもグループラインの一員として
やり取りを続けていた一件も話すつもりです。
危機管理のなさに気づいてくれると良いのですが。
もし、あなたの会社も
まだ、ＬＩＮＥで社内連絡をしているなら、
代替え案として『ビジネス専用チャットワーク』の
『スマートメッセージ』をお薦めします。
まずは、無料資料請求して
ＬＩＮＥ（ライン）との違いをごらんになってみてください。
